Jak napisać analizę potrzeb rozwojowych w programie Akademia Menadżera Cyfryzacji?

I. Analiza strategiczna przedsiębiorstwa

Powinna ona zostać przeprowadzona tylko wtedy, gdy firma nie posiada strategii lub planu rozwoju albo gdy konsultant przeprowadzający diagnozę uważa, że istniejąca strategia lub plan są niewystarczające.

W celu przeprowadzenia tej analizy należy wziąć pod uwagę następujące elementy firmy:

1. Ogólną charakterystykę przedsiębiorstwa, w tym:

• podstawowe informacje o firmie, takie jak np. nazwa, forma prawna, rozmiar, branża w której działa firma, rynek docelowy, dane rejestrowe oraz teleadresowe, itp.
• opis modelu biznesowego (wraz z ewentualnymi planowanymi zmianami wynikającymi z nowej strategii), np. opis procesów i produktów/usług, kanałów dystrybucji, klientów, itp. Pomocny może być tutaj szablon Business Model Canvas lub metodyka Business Model Innovation Uniwersytetu St. Gallen.
• analizę zasobów (ludzkich, infrastrukturalnych, technicznych), np. liczbę pracowników, ich kwalifikacje, dostępność narzędzi i sprzętu, plany rozwojowe, itp.
• analizę procesów biznesowych/produkcyjnych* (jeśli dotyczy to przedsiębiorstwa produkcyjnego), np. opis procesów produkcji, zarządzania zasobami, itp.
• analizę struktury organizacyjnej, np. podział odpowiedzialności, kompetencji, dominujący styl zarządzania itp.
• analizę procesów obsługi klienta i ogólnej strategii marketingowej, np. sposoby nawiązywania kontaktu z klientami, sposoby promocji, dotarcia do klienta, itp.
• charakterystykę realizacji procesów komunikacji z podwykonawcami/dostawcami/partnerami, np. sposoby wymiany informacji, sposoby koordynacji działań, wykorzystywane narzędzia, itp.

2. Ocenę pozycji strategicznej w kontekście transformacji cyfrowej

Taka ocena może być wykonana np. poprzez analizę SWOT (mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń). Analiza SWOT w Akademii Menadżera Cyfryzacji polega na identyfikacji wewnętrznych i zewnętrznych czynników wpływających na pozycję przedsiębiorstwa w kontekście transformacji cyfrowej. Mocne i słabe strony dotyczą wewnętrznych aspektów przedsiębiorstwa, takich jak np. kompetencje pracowników, jakość produktów/usług, efektywność procesów, itp. Szansa to okazja, która pojawia się zewnętrznie i może przynieść korzyści przedsiębiorstwu, natomiast zagrożenie to czynnik zewnętrzny, który może negatywnie wpłynąć na pozycję firmy. W przypadku analizy SWOT należy zidentyfikować jak najwięcej mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń, aby móc lepiej zrozumieć pozycję przedsiębiorstwa i opracować odpowiednią strategię rozwoju w kontekście transformacji cyfrowej. Co ważne – poszczególne elementy analizy SWOT powinny korespondować z planami rozwojowymi zgłoszonych osób.

3. Analizę dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa

Powinna ona obejmować diagnozę stanu obecnego i opis stanu docelowego w wybranych obszarach działalności firmy pod kątem cyfryzacji, w kontekście strategii/planu rozwoju przedsiębiorstwa oraz charakterystyki otoczenia i trendów rynkowych. Ocena ta ma na celu określenie, jaki jest obecny poziom zaawansowania cyfrowego przedsiębiorstwa i jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć oczekiwany stan docelowy, zbieżny z celami strategicznymi i planem rozwojowym firmy.

Obszary oceny w ramach dojrzałości cyfrowej firmy:

1. Organizacja: przywództwo, pracownicy, strategia, współpraca i projekty. Zakres minimalny oceny:

• Sposób organizacji współpracy pomiędzy zespołami wewnątrz i na zewnątrz firmy w ramach prowadzonych działań - należy m.in. ocenić, czy istnieją jasno określone zasady współpracy i czy są one respektowane.
• Sposób budowania strategii wdrażania rozwiązań cyfrowych w firmie (jeśli dotyczy) - należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo posiada jasno określone cele i plany dotyczące wprowadzenia rozwiązań cyfrowych oraz czy są one opomiarowane i realizowane.
• Realizacja szkoleń przygotowujących pracowników do wdrażania rozwiązań cyfrowych w firmie (jeśli dotyczy) - należy zweryfikować, czy przedsiębiorstwo inwestuje w rozwój swoich pracowników i czy są oni odpowiednio przygotowani do wprowadzenia nowych technologii.
• Poziom wiedzy kadry zarządczej na temat najnowszych rozwiązań cyfrowych i skuteczność w ich wdrażaniu - należy sprawdzić, czy osoby zarządzające posiadają odpowiedni poziom wiedzy na temat rozwiązań cyfrowych i czy są one w stanie efektywnie je wdrażać w przedsiębiorstwie.

2. Procesy: standaryzacja, integracja danych z otoczeniem, integracja cyklu życia produktu/usługi, integracja danych wewnętrzna. Zakres minimalny oceny:

• Stopień zintegrowania danych i procesów w różnych obszarach działalności firmy, w tym: planowanie zasobów i procesów biznesowych/produkcyjnych (jeśli dotyczy przedsiębiorstwa produkcyjnego), realizacja łańcucha dostaw, zarządzanie cyklem życia produktu - należy ocenić, czy dane i procesy są odpowiednio zarządzane i czy ich integracja pozwala na efektywne działanie przedsiębiorstwa.
• Sposób prowadzenia komunikacji z klientami (biznesowymi i indywidualnymi) - należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo posiada odpowiednio zorganizowane procesy komunikacji z klientami, czy są one skuteczne i czy pozwalają na zaspokojenie potrzeb klientów.
• Organizacja procesów zakupu maszyn, technologii i usług (standardy, regulacje w tym zakresie) - należy ocenić, czy przedsiębiorstwo posiada sprawnie działające procesy zakupowe, czy są one zgodne z obowiązującymi standardami i regulacjami oraz czy pozwalają na efektywne wykorzystywanie zakupionych zasobów.
• Stopień zautomatyzowania procesów w przedsiębiorstwie (w zakresie procesów biznesowych/produkcji, jeśli dotyczy przedsiębiorstwa produkcyjnego) - należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo wdraża automatyzację swoich procesów i czy jest ona skuteczna.

3. Technologie: łączność, automatyzacja, autonomizacja, inteligentny produkt/usługa. Minimalny zakres oceny:

• Stopień zintegrowania komunikacji pomiędzy urządzeniami i systemami w firmie - należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo posiada odpowiednio zintegrowane systemy komunikacyjne i czy są one skuteczne.
• Obecność autonomicznych rozwiązań, systemów, produktów w przedsiębiorstwie - należy ocenić, czy przedsiębiorstwo wdraża autonomiczne rozwiązania i czy są one skuteczne.
• Proces projektowania produktu/usługi w przedsiębiorstwie - należy sprawdzić, czy przedsiębiorstwo posiada dobrze funkcjonujący proces projektowania produktów/usług i czy jest on dostosowany do wymagań rynku.

Oprócz powyższych aspektów, ocena dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstwa powinna także uwzględniać identyfikację istniejących barier i ograniczeń oraz określenie działań niezbędnych do ich przezwyciężenia. Ta ten analizy do dobry moment na rekomendacje dla przedsiębiorcy. Powinny one pomóc w opracowaniu skutecznej strategii rozwoju cyfrowego przedsiębiorstwa i na podjęcie działań mających na celu jej realizację.

Zestawienie danych w diagnozie potrzeb rozwojowych

Poniżej przedstawiam co powinno zawierać przykładowe zestawienie danych związanych z zakresem merytorycznym usług rozwojowych w odniesieniu do każdej osoby uczestniczącej w projekcie:

Szkolenie 1:

Doradztwo 2:

Analiza potrzeb rozwojowych MMŚP w zakresie cyfryzacji powinna zawierać także proponowany harmonogram podejmowania działań rozwojowych na rzecz grupy docelowej, wraz z określeniem czasu koniecznego na przeprowadzenie poszczególnych szkoleń/usług doradczych w perspektywie 6, 12 i 18 miesięcy od daty przeprowadzenia analizy. Harmonogram ten powinien uwzględniać kolejność i złożoność poszczególnych działań, aby zapewnić skuteczne ich realizację i osiągnięcie założonych celów. Ważne jest także, aby osoby objęte działaniami rozwojowymi znały i akceptowały strategię przedsiębiorstwa w zakresie rozwiązań cyfrowych oraz posiadały świadomość swoich indywidualnych celów rozwojowych i roli jaką pełnią w realizacji tej strategii. Wiedza ta pozwoli im na lepsze zrozumienie i zaangażowanie w proces rozwoju cyfrowego przedsiębiorstwa, a także na lepsze wykorzystanie możliwości jakie daje cyfryzacja w codziennej pracy. Dzięki temu, proces rozwoju kadry zarządzającej w obszarze cyfryzacji będzie bardziej efektywny i skuteczny, a przedsiębiorstwo będzie mogło lepiej wykorzystać swój potencjał i osiągnąć sukces w obszarze transformacji cyfrowej.